中国IT业的发展在不断的进步,搭起IT和业务之间畅通的桥梁成为众多业内人士的共识。目前有三个热门的词汇,包括BSM,BCM,BPM,正好反映出了这种趋势。
其中,第一个,BSM-Business Service Management(业务服务管理),从整个组织业务层面来看组织内部IT的运作情况,是从业务观点来监控和衡量IT服务的方法论,包括结构化的流程和支持软件工具,BSM使得IT部门根据服务来运作,而不是根据个别的配置项或者技术。第二个,BCM-Business Continuity Management,业务持续性管理,是用一套综合的管理流程来帮助企业预防和应对危机,使组织认识到潜在的危机及相关影响,制订响应、业务和连续性的恢复计划,目标是为了提高风险防范能力,有效地响应非计划的业务破坏并降低不良影响。BCM规划与实施包括企业信息系统的基础数据、应用系统与业务的灾难备份与恢复计划。第三个关键词,BPM-Business Process Management,业务流程管理,基于统一流程的方法论,聚焦于推动组织发展与客户的需要和需求相匹配相适应的管理领域,帮助组织理解,衡量和改变工作方式,为客户提供有附加值的产品和服务。
正如同CXO的公式,简练表达出企业内部各种重要高管角色(如CEO,CFO,CIO,CPO等等)一样,有个统一的公式可以把这三个热门词汇表达成BXM, 非常一致地聚焦于业务层面和管理角度,其实质是映射出最近二十年管理学和IT互相融合的一个过程,或者说是一种努力。一方面,作为企业的管理层,特别是在国内外萨班斯(SOX)等等法规及政策监管要求下,以CEO(首席执行官)为代表的管理层很想并且必须了解IT“黑洞”是怎么样的? 另一方面,作为IT管理者,以CIO(首席信息官)为代表,也非常想使IT成为高管眼里的组织发展发动机,把他们的工作成绩向高层完美展现出来。BSM,BCM,BPM正是为了突破部门专业和技术的壁垒,搭建IT和业务之间的有效沟通桥梁而产生的。
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图1:适应不确定环境,组织变革管理,业务流程管理和项目管理
最近二十年,现代组织管理有两大突破性的准则。一个是项目管理(Project Management),一个是流程管理(Process Management)。传统组织的日常管理一般采用金字塔形部门制,容易产生条块分割、各自为政的状况。当企业日益面临更加不确定的环境下,需要不断为这种不确定做出及时有效的反应,就需要有一套切实可行的机制做业务的变革管理。大概有两条思路,一条是项目管理,一条就是是业务流程管理。从管理学的发展来看,业务流程管理BPM有类似的概念出现过,比如说六西格玛,全面质量管理(TQM)。六西格玛管理方法与通用电气(GE),摩托罗拉(Motorola)所取得的成就相得益彰,全面质量管理(TQM)造就了日本公司曾经的辉煌。从流程角度看,业务流程管理(BPM)与这些管理潮流都是一脉相承的。对于目前流程管理焦点BPM而言,相信在不远的将来也会成就出一批伟大的公司出新。
根据业务流程管理对企业组织变革的程度,从大到小,可以分为以下三类:
业务流程再造:Business Process Reengineering
业务流程重新设计:Business Process Re-design
业务流程改进:Business Process Improvement
进而,我们会发现,对于业务流程管理,最终都会转化出一个个项目来落地。PRINCE2正是业务流程管理项目实施的方法论。
PRINCE2,是Projects IN Controlled Environments英文首字母缩写,是可控环境下的项目管理。它是从1989年诞生的,由英国商务部OGC于1996年正式发布,不断与时俱进。在吸收了国际项目管理最新成果和实践的基础上,2009年6月刚刚发布了最新版本PRINCE2:2009版。PRINCE2特点是公开领域的项目管理指南,不需要交纳使用特定授权费用。它是受国际上广泛认可的,是联合国官方指定的项目管理方法,也是以SAP、ORAClE为代表的国际IT巨头内部及客户中使用,同时五百强公司中广泛应用。适合于任何规模和类型的项目,能够对项目的管控实现点对点的持续监控和服务,最新数据是150个国家,20000个领先组织中成功引入了PRINCE2作为项目管理指导方法。当然也特别适合于尤其适合于甲方和乙方同时存在的复杂的业务流程管理商业项目中,可以为组织和外部的项目供应商提供一种共同的项目语言和项目管控体系,同时加强了项目的价值实现和提升了项目的风险管控。
PRINCE2在组织开展业务流程管理项目中如何带来收益和好处呢?最新版的PRINCE2:2009可以归纳为三七四二架构,包括7个项目管理原则,7个项目管理主题,7个项目管流程,四层项目管理组织结构以及2个项目管理技术。PRINCE2通过计划,委派及监督和控制这样的管理循环,实现对项目时间、成本、质量、收益、风险、范围等六个方面的持续掌控。 PRINCE2项目管理7个原则包括,第一条原则就是项目开展中必须持续进行商业论证,在项目团队中必须反复去研讨这个项目有多大价值,有没有必要进行下去(Go or No Go)。第二要从项目经验中学习,第三条是明确项目的角色和责任。第四条是分阶段进行管理。第五,例外管理。第六,聚焦于产品(项目成果)。然后根据7个项目管理原则展开为7大项目管理主题,包括业务论证,组织,质量,计划,风险,变更,进展等七领域。PRINCE2一个非常大的特点是它能够为不断变动的项目管理提供一个项目组织的支撑。在PRINCE2框架里面,把项目管理组织机构分为四层,最高层是公司战略管理层,第二层是项目委员会。第三层是项目经理,第四层是项目小组经理。最高层公司战略层是项目管理团队之外上方的一个层次,项目管理团队内部包括其下三个层次,三权分立,分别起到了指导作用,管理作用和交付作用,从组织上保证了项目过程中在合适的时间有合适的人员做出合适的行动。PRINCE2中2个管理技术,包括基于产品的计划-在定义活动之前先识别和定义产品和质量评审-定义了应用到所有产品的质量控制和审批过程。PRINCE22009七大管理流程,包括项目指导,项目发起,项目准备,项目阶段边界管理,项目阶段控制,项目产品交付,项目收尾,实现环环相扣,关键时刻不掉链子。
PRINCE2通过以上7个原则,7个主题,7个流程,4层组织结构,2个管理技术的完美结合,保证业务流程管理项目中合适的时间能够招募合适的人,取得合适的决策,达到合适的成果(产品),实现项目价值。
与另一套业内知名的项目管理指南PMP相比较,两者有很强的互补关系。PMP是美国机构发布的项目管理指南,而PRINCE2是英国权威机构发布的项目管理指南,各有侧重点和强项。简单来说,PMP主要强调知识体系,由9大模块构成,告诉我们项目管理专业人士应该知道些什么。PRINCE2主要强调流程导向和实践导向,明确回答了作为专业的项目经理应该怎么做。PRINCE2的优势特点很多,比如它有业务实证这么一个主题,持续评估项目的重要性,能够保证项目进展始终是聚焦于企业的战略,同时为项目管理相关角色和职责提供清晰指南。在比如,有效控制项目风险是PRINCE2的强项。还有通过四层组织保障,不同层次的管理者有不同的关注,将企业高层的精力集中到企业战略方面,管理者聚焦在关键决策点上,清晰明确的质量控制点,对公司项目管理层来说项目更加透明和可视化。
另外,整个企业从战略到战术可以划分为一个个业务流程,同时有十个,二十个,上百个业务流程管理项目在做的话,一个PRINCE2项目管理方法论是不足以应付的。针对复杂的项目群管理的环境,又引入了项目治理P3O(Portfolio, Programme and Project Offices)也有方法论作为指导。P3O在2008年10月28号由英国商务部OGC发布的项目治理最佳实践指南,融合了OGC已经发布的PRINCE2、MSP和ITIL等等最佳指南,整合了项目治理原理、流程和技术。通过一整套治理体系,明晰了在多个项目环境下的项目群整体报告结构和项目群管理的权责结构,有利于组织开展的各个项目整体推进。
综合上述,在开展务流程管理BPM项目时,国际上已经有成熟的项目实践可以作为指导。在单个业务流程管理项目内部,可以以PRINCE2项目管理方法论作为指导;而针对多项目环境下,需要协调多项目的情况下,P3O项目治理是很好的指导。最佳实践在行业内的一个说法,对于聪明的人来说,这些国际最佳实践是指南是利器,而对于比较迟钝的人来说,会认为国际最佳实践是一些手铐和脚镣。
(本文根据作者在2009年8月18日Future S第18站业务连续性管理峰会上海站的演讲修订而成。)